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Word

Lästige Umbruchprobleme gelöst

Wenn die Word-Silbentrennung an einer Textstelle gar keine oder eine falsche Trennung durchführt, fügen Sie diesen Trennstrich möglicherweise manuell in Ihr Dokument ein. Das ist jedoch umständlich, denn vielleicht verändert sich der Umbruch schon kurze kurze Zeit später wieder durch weitere Änderungen in Ihrem Dokument.

Die bessere Lösung ist daher das Benutzen des „bedingten Trennstrichs“, den Sie über die Tastenkombination [Strg] [-] an der gewünschten Position einfügen. Der Vorteil: Word trennt das Wort nun bei Bedarf an der gewünschten Stelle. Steht das Wort aber mitten in einer Zeile und es besteht keine Notwendigkeit zum Umbruch bzw. zur Trennung, wird keine Trennung ausgeführt und der bedingte Trennstrich ist nicht zu sehen.

So vermeiden Sie störende Lücken in Serienbriefadressen

Sicher wissen Sie wie Sie die Seriendruckfelder für Ihre Serienbriefadressen anlegen müssen. Solange jeder Adressdatensatz vollständig ist, gibt es auch weiter keine Probleme.

Was ist aber, wenn in einer Adresse der Vorname fehlt? Das kommt leider häufiger vor, als es einem lieb ist.

Angenommen, in der ersten Zeile steht die Anrede, dann in der nächsten Zeile Vorname und Nachname und in der Folgezeile die Firma.
Wie können Sie jetzt bei fehlendem Vornamen Anrede und Nachname in eine Zeile rücken?

In diesem Fall müssen Sie die Bedingungsfelder wie folgt in das Adressfeld Ihres Serienbriefs eintragen. Beachten Sie dabei, dass Sie die geschweiften Klammern unbedingt mit der Tastenkombination Strg+F9 einfügen:

{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herr" "Herrn " "" }{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Frau" "Frau " "" }{ IF { MERGEFIELD Vorname }= "" "" "
{ MERGEFIELD Vorname } " }{MERGEFIELD Name }
{ MERGEFIELD Firma }
{ MERGEFIELD Strasse }
{ MERGEFIELD PLZ } {MERGEFIELD Ort }


Word 97: Ersetzen Sie den Ausdruck „MERGEFIELD“ durch „SERIENDRUCKFELD“ und „IF“ durch „WENN“ in den Bedingungsfeldern.   
Ab sofort wird aus der Zeile „Anrede“ und der Zeile „Name“ eine Zeile, wenn der Vorname fehlt.

Störende Formatierungen blitzschnell entfernen

In umfangreichen Word-Dokumenten arbeiten Sie in aller Regel mit einer Vielzahl von Formatierungen für Ihren Text. Aber nicht immer benötigen Sie die manuell erstellten Formatierungen für alle Textabschnitte. Mit den folgenden Tastenkombinationen entfernen Sie die Formatierungen an den unerwünschten Positionen blitzschnell wieder:

[STRG] [LEERTASTE] entfernt alle manuellen Zeichenformate aus den markierten Absätzen. Formate wie z. B. "kursiv" und "unterstrichen" bleiben nur erhalten, wenn sie in den Formatvorlagen definiert sind.

[STRG] [Q] entfernt alle manuellen Absatzformate und setzt auf die Standard-Formatierungen oder Global-Formatvorlagen zurück.

[STRG] [UMSCHALTTASTE] [N] weist markierten Absätzen die Global-Formatvorlage "Standard" zu.

Wie Nummerierungen rechtsbündig untereinander stehen

Wenn Sie häufig umfangreiche Aufzählungen automatisch von Word nummerieren lassen, werden Sie sich sicher auch schon einmal darüber geärgert haben, dass zwar die Zahlen „1“ bis „9“ korrekt untereinander stehen (linksbündig), die zweistelligen Zahlen dann allerdings aus dem Rahmen fallen.

Hier wäre eine rechtsbündige Ausrichtung vorteilhafter. Wie Sie die Vorgabe der linksbündigen Nummerierung ändern, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

  • Markieren Sie alle nummerierten Absätze in Ihrem Dokument und rufen Sie den Befehl FORMAT-NUMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGEN (Word 97) bzw. FORMAT-NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN (Word 2000/2002/2003) auf.
  • Wechseln Sie auf die Registerkarte NUMMERIERUNG und wählen Sie hier das aktuelle Nummerierungsformat aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche ANPASSEN.
  • Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil des Feldes NUMMERNPOSITION und wählen Sie die Option RECHTS.
  • Schließen Sie alle Dialogfenster mit OK.
 
Alle Nummern Ihrer Aufzählung sind daraufhin rechtsbündig ausgerichtet.
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by Dr. Radut